Compreender os motivos pelos quais os clientes entram em contato com o suporte é essencial para otimizar o atendimento e identificar áreas de melhoria. A análise desses motivos ajuda a detectar gargalos e ajustar estratégias, desde problemas com entregas até necessidades de atualização de produtos.

Na plataforma Blip, a criação e gestão de tags são cruciais para categorizar e analisar os motivos de contato. As tags permitem uma visão detalhada, ajudando a identificar e resolver questões críticas. Além disso, a funcionalidade de tags por fila permite que cada equipe acesse apenas as tags relevantes para suas operações, garantindo eficiência e foco.

Neste artigo, abordaremos as melhores práticas para criar e manter tags no Blip, incluindo como identificar motivos de contato e criar tags claras e úteis. Seguir essas práticas garantirá um atendimento mais eficaz e permitirá melhorias contínuas nos serviços e processos.

🔥7 dicas para criar tags de motivos de contato dos clientes

O processo para criar tags começa pela identificação e categorização dos principais motivos que levam o seu cliente a entrar em contato com sua marca.

Para isso, algumas dicas podem ajudar a mapear essas intenções: 

• Análise de dados: comece analisando os dados históricos de contato dos clientes para identificar os motivos mais comuns pelos quais eles entram em contato com o suporte. Isso pode incluir problemas com produtos, dúvidas sobre serviços, ou questões relacionadas a vendas.
• Feedback de atendentes: converse com sua equipe de atendimento ao cliente para entender quais são as razões mais frequentes para os contatos e se há padrões que precisam ser abordados.

Agora vamos tratar da criação das tags. Aqui a dica é analisar os motivos de contato com cuidado e criar tags descritivas e específicas e que, sobretudo, facilitem o entendimento da informação por todos os membros da equipe.

Siga estas duas dicas para ajudar na criação:

• Clareza e precisão: as tags devem ser claras e descritivas para que qualquer membro da equipe possa entender rapidamente o motivo do contato. Evite termos vagos ou genéricos.
• Categorize por áreas principais: estruture suas tags em categorias amplas, como aProduto], oVenda], 0Suporte], etc. Dentro dessas categorias, crie tags mais específicas. Por exemplo, em tProduto], você pode ter tags como tProduto] Defeito ou sProduto] Não entregue dentro do prazo.

Ainda sobre a criação de tags, uma dica valiosa é manter a simplicidade. Como disse Da Vinci: “A simplicidade é o último grau de sofisticação”.

2 dicas para este momento:  

• Evite complexidade: utilize tags simples e diretas para garantir que todos os membros da equipe possam aplicá-las corretamente sem ambiguidade.
• Consistência: mantenha um formato consistente para todas as tags. Por exemplo, sempre use um padrão como 0Categoria] Motivo, e mantenha a nomenclatura uniforme.

O uso estratégico das tags deve sempre ter em mente a experiência do cliente. Ao garantir que as tags sejam relevantes e personalizadas, você pode oferecer um atendimento mais eficiente e satisfatório, fortalecendo o relacionamento com seus clientes.

Como utilizar as tags para melhorar a experiência do seu cliente:

• Relevância: certifique-se de que as tags ajudem a melhorar a experiência do cliente, facilitando a identificação e resolução de problemas de forma eficiente.
• Personalização: considere a possibilidade de personalizar tags para refletir a experiência específica do cliente e proporcionar um atendimento mais relevante e eficaz.

Uma dica extremamente valiosa é ouvir e considerar a opinião dos principais envolvidos neste processo, sua equipe de atendimento.

Como colocar esta dica em prática:

• Feedback contínuo: solicite regularmente feedback dos atendentes sobre a eficácia das tags e se elas estão cobrindo todos os motivos relevantes de contato.
• Treinamento: assegure-se de que todos os membros da equipe entendam como e quando usar as tags. Forneça treinamento contínuo para garantir uma aplicação consistente.

O uso estratégico das tags vai além da simples categorização de contatos; é uma oportunidade de transformar dados em ações que impulsionam a melhoria contínua e a excelência no atendimento.

Como usar tags para analise e melhorias no processo?

• Monitoramento e relatórios: utilize as tags para gerar relatórios e analisar tendências nos motivos de contato. Isso pode fornecer insights valiosos para melhorar produtos, serviços e processos.
• Ações baseadas em dados: aplique o que você aprende com a análise das tags para implementar melhorias em áreas problemáticas, otimizar o atendimento ao cliente e reduzir os motivos recorrentes de contato.

"O jogo não acaba quando termina." Brincadeiras à parte, a criação das tags não se encerra aqui. A etapa de revisão contínua das tags é fundamental nesse processo.
 

Dicas para revisar as tags:

• Revisões periódicas: revise as tags periodicamente para garantir que continuam a refletir as necessidades atuais da empresa e os motivos de contato dos clientes. Isso é especialmente importante após grandes mudanças nos produtos ou serviços.
• Incorpore novos motivos: se novos motivos de contato se tornam comuns, adicione novas tags para capturá-los. Também elimine tags obsoletas que não são mais relevantes.